薬事法のお話

アート引越センターは、女社長さんです。引越しの配慮も、女性ならではの考えがたくさん詰まっています。たとえば、引越しをして、荷物はとりあえず置いてもらったものの、やっぱりソファはこっちがいいなとか、タンスをこっちに異動させたいなとか、実際に生活してみて感じるることがあります。そんな時、奥様一人、もしくはご夫婦二人などで動かそうとしてもなかなか重労働です。そのようなことを踏まえ、引っ越し後の家具移動を１回だけサービスしてくれるのです。うれしい配慮ですね。結婚してから今まで２回引越しをしています、２回ともアート引越センターを利用しました。旦那さんの友達が働いている事が引っ越し業者を選ぶ決め手になったのですが、いざ利用してみるときめ細かい気配りが出来ていてすごく良かったです。１回目は団地から近くのアパートの引越でした。２回目はアパートから遠い一軒家への引越でした。１回目の人と２回目の人を１人同じ人にしてくれました。これは偶然なのか何か配慮してくれたのかは分かりませんが安心できました。
　メールはビジネス上のコミュニケーションツールとして、重要で不可欠な存在になりました。これは誰もが認めるところでしょう。しかし、メールを「情報の書庫」としてどのように活用すべきかについてはあまり意識していない人が多いようです。

　FAXや紙の資料であれば、日常的に分類してファイルに保存していることでしょう。量に応じて大きくなり手間はかかりますが、その方法は簡単です。資料によっては数年単位で保存できます。

　紙ではなく、電子の媒体であるメールの情報管理はいかがでしょうか。「膨大な量のメールや、重要な添付ファイルデータを紙ファイルのように管理保管できたら素晴らしい」と思いませんか。ちょっとしたコツを覚えれば、誰にでもできるのです。しかも紙媒体の情報管理よりもはるかに効率が良いのです。

　電子データを有効に活用すれば、紙ファイルの中から必要な一部分を探すよりも簡単に見つけ出せます。これを「探す時間に対するコスト」として考えれば、その効果はとてつもなく大きなものとなっていきます。時間コストの意識は、ビジネスマンが持つべき必要最低限のスキルでもあります。メールの効率的な管理を怠ったことで失う時間とコストは計り知れないものでしょう。

　昨今の情報セキュリティ事件では、メールが重要な証拠として活用されつつあります。トラブルの際に、口頭では「言った、言わない」などの水掛け論がありますが、文章として残るメールは重要な記録として活用できます。メールを削除してしまえば、それもできません。ビジネス上のトラブルでは、メールのやりとりに含まれる文言が重要な証拠になってくることがあります。添付ファイルも同様です。

　メールに含まれる要素を「5W1H」で考えてみましょう。

What……なにを、対象、操作対象
When……いつ、時間、タイミング
Where……どこで、場所、舞台
Who……だれが、人物、行動主体
Why……なぜ、なんのために、目的、理由
How……どのように、いかにして、手段、実現方法

　メールには、ほぼこれらの項目情報が含まれています。メールが残ってさえいれば、紙ファイルよりも正確にやりとりした記録をトレースすることができます。送受信の時間は秒単位まで残りますし、どの接続元からか、どこのサーバを利用して送られたものかなどの情報も残ります。

　これらのメールの本文や添付ファイル、時間などの記録があれば、トラブルの元となった原因を断片としてでも探す際に有効な情報源となります。従業員や企業に「非がなかった」という証明にもなります。そのためにアーカイブが必要なのです。日常業務の中で過去の書類を探す機会が多くあります。電子メールのデータも、紙ファイルのようにしっかりと保管しておくことが今後ますます重要になるでしょう。

●容易に始められるアーカイブの方法

　メールの保存を考えた場合、まずはPCの中でしようと思いがちです。しかし、万が一機械的なトラブルやHDDの故障が発生してしまった場合などは、データを戻せないことがあります。仮に戻せたとしても膨大なコストがかかります。

　そこでお勧めしたいのが、Webメールの利用です。最近は、スマートフォンなど携帯電話とPCの中間的な端末も増え利用範囲も拡大してきましたが、WebメールはPCに限ることなく、さまざまな端末から利用できるメリットもあります。

　Webメールには多種多様なサービスがあり、その多くが無料で利用できます。プロバイダーが提供するものから携帯電話会社が提供するもの、Webサービスの1つのメニューとしてなど、その機能もさまざまであり、会社のセキュリティルールに沿ったものを利用することで、業務効率が格段にアップします。Webメールには以下のような特徴があります。

1. 携帯でも自宅のPCでも「場所を選ばない」
2. 携帯やスマートフォンにメールを転送することで「端末を選ばない」
3. 緊急時や災害時であっても十分に使える「必要最低限以上の機能」

　メールのアーカイブとしても無料で簡単に利用できるGoogleのGmailを活用するケースを考えてみます。Gmailは、利用者が特に意識しなくともデータ記憶容量が数ギガバイトもあります。メールをやりとりすると同時にその内容がバックアップのように保存されていきます。データはインターネット上に保存されています。

　私も以前はメールソフトを利用していましたが、現在ではWebメールを活用しています。メールソフトは、今もデータを長期保存するため週1回利用していますが、データを見ることはほとんどありません。

　メインで使うメールがWebに移行していくと、送信もGmailから行うようになりました。これによって、受信メールだけでなく、送信メールも含めて、そのデータがアーカイブとして残りますし、検索対象にも含まれるようになります。端末が異なっても利用できる機能にほとんど差異はありません。前回の履歴も引き継がれますので、PCでメールソフトを利用していたころに比べて、仕事の効率は格段に向上しました。

　Webメールによるアーカイブの活用メリットは、次のようなものです。

1 すべてのメールに対して全文検索が瞬時にできる

　従来使っていたメールソフトでは、全文検索に10分以上かかりました。Gmailはインターネット上のサーバ能力に依存するものなので、利用しているPCのスペックが低くてもすぐに検索ができます。

2 迷惑メールのフィルタリング性能が高い

　迷惑メールをブロックするフィルタをいろいろと使ってみましたが、Gmailのものは十分に使えます。かつては、まれに重要なメールが「迷惑メールフォルダ」に紛れ込みましたが、最近はほとんどないように感じます。

3 件名やアドレスでメールにラベルをつけられる

　メールソフトに見られるフォルダ分け機能とは異なりますが、Webメールでもラベル機能で同様に利用できます。重要なデータをラベルという印をつけることで簡単に分類できます。また、一時的に重要なデータにチェックを付ける「★マーク」もあり、後で必要なデータを探すのが楽になりました。

　従来のメールソフトであれば、これらの仕組みを実現するのに莫大な手間とコストがかかりましたが、今ではすべての機能を無料で利用できます。かなりの高機能を持っていますが、初心者からプロの方まで簡単に使えるものです。メールアーカイブは、その機能が利用できる環境を整えてこそ、はじめて活用できるようになります。メールを探すことに費やす時間コストを考え、Webメールのような手段で業務効率を高めていきたいものです。

　PCの中にあるデータは、PCでなければ見ることができません。しかしWebメールはどこからでも、どのような端末でもアクセスして利用できます。その半面、端末を紛失したり、盗難に遭ってしまったりした場合に、第三者に不正利用されてしまう危険があります。

　Webメールのようなサービスは便利なだけに、その中にあるデータを守ることに気を配りたいものです。しかし、守る手段はサービスを利用するときに行うIDとパスワードによる認証だけです。端末を制限するなどWebメールを利用する環境を狭くすることで、セキュリティは高まるかもしれません。しかし、Webメールの使い勝手も下がります。どちらが良いのかは、利用する環境やルールに依存することでしょう。

　いずれも、サービスの入口が広いか狭いかの違いだけであり、入口となる認証に必要なIDとパスワード管理は必須事項です。以前に取り上げたパスワードの作り方を参照され、強いパスワードにするよう見直してみてください。

　中小企業のセキュリティ対策は、その必要性を理解していても、「実際には効果がよく分からない」などと理由をつけてコスト削減の対象になっているケースが見受けられます。しかし、最近はニュースでも情報管理の話題が増えている状況です。セキュリティ対策は「基本を忠実に行う」ことが最も重要です。コストを掛けなくとも中小企業が始められる身近なセキュリティ対策はたくさんあります。まだ実践していない企業はすぐに取り組んではいかがでしょうか